Основные ошибки в записи о трудоустройстве и как их избежать

Учитесь на ошибках других в этом познавательном блоге. Мы разбираем распространенные ошибки в записях о трудоустройстве и даем практические советы по их избеганию. Укрепляйте свои HR-процессы и обеспечивайте безупречную документацию.

Запись о занятости (ROE) — это важный документ, который работодатели обязаны предоставлять при увольнении сотрудника. Он используется Службой Канады для определения права сотрудника на получение пособий по страхованию занятости (EI). Несмотря на его значимость, многие работодатели совершают ошибки при заполнении и подаче ROE, что приводит к задержкам в обработке и возможным финансовым последствиям.

1. Неточная или отсутствующая информация

Одной из самых распространенных ошибок является непредоставление точной и полной информации в ROE. Убедитесь, что все личные данные сотрудника, такие как имя, номер социального страхования (SIN) и адрес, введены правильно. Дважды проверьте наличие орфографических ошибок и сверяйте информацию с записями сотрудника, чтобы избежать несоответствий.

2. Неправильная причина для выдачи ROE

При выдаче ROE важно точно указать причину увольнения. Выбранная причина определяет право сотрудника на получение пособий EI. Неправильный выбор причины может привести к задержке или отказу в выплате пособий. Ознакомьтесь с различными кодами и обратитесь к веб-сайту Service Canada, чтобы убедиться, что вы выбрали правильный.

3. Поздняя подача

Работодатели должны подать ROE в течение пяти календарных дней после окончания расчетного периода, в котором произошло прерывание заработка сотрудника. Несвоевременная подача ROE может привести к штрафам и ненужным задержкам в обработке заявления сотрудника на EI. Внедрите процессы для обеспечения своевременной подачи, такие как установка напоминаний или использование HR-программного обеспечения, которое автоматизирует создание ROE.

4. Невыдача ROE при кратковременных отсутствиях

Работодатели часто упускают из виду выдачу ROE для краткосрочных отсутствий, таких как больничный или отпуск. Но важно выдавать ROE всякий раз, когда у сотрудника происходит непрерывное семидневное прерывание заработка. Это включает периоды болезни, инвалидности, декретного или родительского отпуска, а также любого другого допустимого отпуска. Невыдача ROE в этих ситуациях может привести к осложнениям, если сотрудник позже подаст заявление на получение пособий по EI.

5. Недостаточный Опыт Работы

Раздел истории занятости в ROE предоставляет важную информацию о заработке и страховых часах сотрудника. Работодатели должны точно указывать даты начала и окончания каждого периода занятости, причину увольнения и любые выплаты, произведенные в этот период. Неполная или неточная история занятости может привести к неправильному расчету пособий по EI и спорам, которые тратят время и ресурсы.

6. Отсутствие коммуникации с сотрудниками

Открытое и эффективное общение с сотрудниками имеет важное значение, когда речь идет о ROE. Убедитесь, что ваши сотрудники понимают цель ROE и как это влияет на их право на получение EI пособий. Сообщите им об их правах и обязанностях, таких как отчетность о доходах во время получения EI, и обеспечьте доступ к необходимым ресурсам и поддержке.

7. Несоблюдение ведения записей

Точное ведение записей имеет решающее значение в управлении персоналом, особенно когда речь идет о ROE. Сохраняйте копии всех выданных ROE и сопроводительных документов, таких как расчетные листки или записи о предоставленном отпуске. Это поможет вам разрешить любые несоответствия или споры, которые могут возникнуть в будущем, и послужит доказательством соблюдения требований по ведению записей.

Избегая этих распространенных ошибок в ROE, вы поможете оптимизировать ваши HR-процессы, поддерживать точную документацию и обеспечить беспрепятственный опыт как для ваших сотрудников, так и для Service Canada. Инвестируя время и усилия в понимание и внедрение лучших практик для ROE, вы можете значительно снизить вероятность ошибок и уберечь вашу организацию от потенциальных штрафов и задержек.

Помните, что точное и своевременное заполнение ROE не только приносит пользу вашим сотрудникам, гарантируя, что они получат положенные им пособия EI, но также защищает репутацию вашей организации и демонстрирует вашу приверженность соблюдению требований. Поэтому обратите внимание на эти основные ошибки ROE и сделайте их лишь тенями прошлого. Укрепите свои HR-процессы, избегайте этих подводных камней и уверенно ориентируйтесь в мире документации Record of Employment.